Документознавство – це інформація на різних носіях
Документи забезпечують закріплення, збір і обробку інформації, передачу й використання інформації, а також її збереження.
Документознавство - це наука про документ і документно-комунікаційну діяльність
1.2. Об'єкт і предмет документознавства
Об'єктом документознавства як науки є комплексне вивчення документа як системного об'єкта, спеціально створеного для збереження й поширення інформації в просторі й часі.
Предметом документознавства є створення наукового знання про документ в єдності його інформаційної і матеріальної складових, про закономірності створення й функціонування документів у суспільстві.
Документознавство вивчає документ як систему, його властивості, параметри, структуру, функції, методи й способи документування, класифікацію документів.
1.3. Поняття про документ Поняття «документ» є центральним, фундаментальним у документознавстві.
УВАГА! Міжнародна організація зі стандартизації подає таке визначення (ІСО): документ як записана інформація, що може бути використана як одиниця в документаційному процесі. Сфера діяльності ІСО стосується стандартизації у всіх галузях, крім електротехніки й електроніки, що відносяться до компетенції Міжнародної електротехнічної комісії (МЕК). В Україні офіційно прийняті три значення документа, зафіксовані в ряді державних стандартів (ДСТУ):
ДСТУ 2392-94. Документ I. Записана інформація, що може розглядатися як одиниця у процесі здійснення інформаційної діяльності. ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об'єкт з інформацією, закріплений способом, створеним людиною, для її передачі у часі й просторі. ДСТУ 2732-94. Документ III. Матеріальний об'єкт, що містить у закріпленому вигляді інформацію, оформлений за встановленим порядком і має відповідно до чинного законодавства правове значення.
Для документознавства найбільш прийнятним є визначення Документа II: двостороння одиниця – об'єднання матеріального об'єкта з інформацією, закріпленою способом, створеним людиною.Головною складовою документа виступає інформація, що має свою специфіку:
Документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною для використання в суспільстві. Документ припускає наявність семантичної інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності людини. Інформація передається дискретно, тобто у виді повідомлень. Як будь-який об'єкт, що має знакову природу, повідомлення являє собою закодований текст. Документ – це інформація, що зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною (за допомогою письма, графіки, фотографії, звукозапису та ін.). Документ має субстанціональність (речовинність – обов’язкову матеріальну складову).
УВАГА! Документ – складний об'єкт, що є єдністю інформації і матеріального (речовинного) носія.
1.4. Властивості документаЯк і всякий об'єкт, документ має безліч властивостей (відрізнювальних якостей). Найбільш істотні з них такі:
Атрибутивність документа, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він існувати не може. Документ як цілісна система складається з двох основних складових – інформаційної та матеріальної. Відсутність однієї з них перетворює документ у недокумент (в усне мовлення). Функціональність документа, тобто його призначення для передачі інформації в просторі й часі. Структурність документа, тобто тісний взаємозв'язок його елементів і підсистем, що забезпечує його цілісність і тотожність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах.
1.5. Ознаки документаДо відмінних ознак документа відносяться:
Наявність змістового семантичного змісту. Документ – носій змісту, який передається знаками. Сукупність послідовних знаків, які передають зміст документа (повідомлення), є його обов'язковою ознакою. Стабільна речовинна форма, яка забезпечує тривале збереження документа, можливість багаторазового використання й руху інформації в просторі й часі. Призначення для використання в соціальній комунікації. Документний статус мають лише ті джерела, які первісно призначені для зберігання інформації в просторі й часі. Завершеність повідомлення. Фрагментарне незакінчене повідомлення не може бути повноцінним документом.
1.6. Функції документаФункція документа – це його суспільна роль, соціальне призначення, мета й завдання.
Головна, найбільш узагальнююча функція документа – це зберігання й поширення інформації в часі й просторі. Документ створюється для забезпечення потреб суспільства. Спільні функції – інформаційна, комунікативна, кумулятивна – притаманні для всіх документів, незалежно віх їх типу і виду.
Інформаційна функція – це здатність документа задовольнити потреби суспільства в інформації, тобто бути джерелом інформації, знань.
Комунікативна функція – це здатність документа бути інформативним засобом поширення, обміну, комунікації, спілкування, послідовності.
Кумулятивна функція – це здатність документа набувати, концентрувати, збирати й упорядковувати інформацію з метою її збереження для теперішнього й майбутнього поколінь.
Спеціальні функції притаманні не усім, а окремими видам і типам документів. Серед них можна назвати управлінську, пізнавальну (освітня), правову, загальнокультурну, меморіальну, гедонічну та інші функції.
